Gagnez du temps dans la gestion de votre club !
Il y a tellement de petites choses dont il faut se soucier dans la gestion d'un club et tellement d'interactions à gérer !
Avez-vous parfois l'impression que l'administration de votre club est aussi exigeante que de mener une expérience atomique ?

MyGym est une application en ligne qui facilite les tâches administratives inhérentes à la gestion d'un club sportif ou de tout type d'organisation reposant sur des volontaires et des membres.

Cette application vous permet entre autres de gérer vos membres en ligne, annoncer des événements, gérer les inscriptions en ligne, publier des messages, partager des documents ou encore synchroniser les agendas électroniques des membres avec celui du club. L’idée est d’avoir un site web fonctionnel avec des informations pertinentes et toujours à jour en ne faisant rien de plus que ce que l’on fait usuellement pour administrer un club : écrire des messages (SMS, courriels, etc.) à ses membres tout au long de l’année.

Événéments
compétitions
entraînements
activités de groupe
séances
cours
Comment MyGym peut vous aider à gérer vos événements
Agenda en ligne avec fonction de recherche
Abonnement à l'agenda du club pour vos membres
l'abonnement permet la synchronisation automatique entre l'agenda électronique personnel de chaque membre et l'agenda du club
Inscription en ligne pour vos membres
Sondage des disponibilités de vos membres
Assistant de création de planning
vous aide à trouver la meilleure solution pour tenir compte des disponibilités de chacun dans votre planning
Suivi des inscriptions aux événements d'un seul coup d’œil
Export des inscriptions à un événement au format Excel
Gestion des présences
le suivi des absences n'a jamais été aussi facile
Les membres peuvent s'inscrire en ligne aux événements que vous annoncez. Il est possible de gérer des tranches horaires pour les inscriptions à un événement et même de générer un planning « optimisé » en fonction de toutes les réponses reçues. La plateforme fournit un flux d'agenda (iCal/.ics) auquel on peut s’abonner avec son client mail, agenda sur smartphone, ou d’autres services comme Google Agenda. Le flux d'agenda se construit automatiquement à partir des événements qui sont annoncés sur la plateforme.
Communication
inviter des membres à s'inscrire à un événement
envoyer un rappel pour un événement
envoyer une relance pour une inscription
obtenir les disponibilités de vos membres
notifier l'annulation d'un événement
communiquer le planning d'un événement
communiquer une liste de tâches
Comment MyGym peut vous aider à gérer la communication avec vos membres
Envoi de n'importe quel message par courriel en un seul clic
Présélection automatique des destinataires pour vos messages
chaque message posté sur le site propose une présélection de filtres pour envoi aux bons destinataires, par exemple sur la base du type d'événement ou de la discipline concernée
La visibilité des détails des membres, événements, documents, flux d’agenda et autres messages est ajustée pour chaque membre
chacun ne voit que ce qui le concerne
Centralise la communication en un seul endroit
tout ce que vous communiquez à vos membres est disponible en ligne ; tous les messages concernant un événement précis sont disponibles sur une page dédiée ; tout peut être recherché
Envoi de relance d'un seul clic
ne perdez plus de temps à rechercher les membres qui n'ont pas répondu à une invitation
Envoi de lien pour l'inscription en ligne aux membres
vous pouvez inviter vos membres à s'inscrire en ligne à n'importe quel événement avec un simple message contenant un lien personnel d'inscription
Envoi de liens pour partager des documents avec vos membres
Envoi de rappel pour un événement en un clic
Les messages (appelés notifications) sont postés sur le site et peuvent être transmis par courriel aux personnes concernées d'un seul clic. La plateforme fournit divers critères pour construire dynamiquement la liste de destinataires de chaque message, à la façon de certains lecteurs de musique qui propose des playlist dynamiques, ou smart playlist. Divers outils sont prévus pour relancer d’un clic des membres dont on attend un confirmation de participation/inscription à un événement. Il est possible d'utiliser des balises pour rédiger des messages dynamiques et personnalisés pour chaque destinataire (similaire à l'emploi de champs dans Word).
Membres
ajouter nouveau membre
démission
mise à jour d'adresse
mise à jour de courriel
copie de contact
nomination d'administrateurs
Comment MyGym peut vous aider à gérer vos membres
Les membres peuvent mettre à jour leur propre profil
plus besoin de suivre vous-même les changements d'adresses postale et électronique; vos membres peuvent mettre à jour leurs coordonnées
Assistant pour saisir et rechercher des adresses
Copie d'informations de contact dans votre carnet d'adresses par lecture de QR code
Nombreuses fonctionnalités de recherche et de filtre pour générer des listes de membres
Export de liste de membres au format Excel
Gestion de plusieurs numéros de téléphone et adresses électroniques par membre
ceci vous aide à contacter et tenir informés les parents des membres mineurs
Déléguer des tâches administratives à d'autres membres
trois rôles distincts d'administrateur peuvent êtres assignés à chacun de vos membres pour leur permettre de vous aider dans la gestion du contenu du site
Simplifie la notification des démissions
les membres peuvent démissionner en ligne ; tous les entraîneurs et administrateurs concernés sont automatiquement prévenus
Conserver une trace des activités des membres ayant démissionné
les membres qui quittent le club passent simplement dans un état inactif, ainsi l'historique de leurs activités est conservé
Documents
images d'événements
vidéos d'entraînements ou de productions
liste de tâches
règlements, formulaire d'inscription, etc.
plannings
publicité pour vos événements
Comment MyGym peut vous aider à partager des documents avec vos membres
Téléversement facile de fichier vers votre site MyGym
Organiser les documents dans des dossiers
Recherche en ligne de documents
Accès simple au téléchargement de documents pour vos membres
Gestion des permissions ultra-simple
Aperçu en ligne de la plupart des fichiers multimédia
Possibilité de partager un document au moyen d'un lien de téléchargement confidentiel
Gestion de révisions multiples pour un fichier
Un gestionnaire de documents permet aux administrateurs de mettre des fichiers en ligne, respectivement il permet aux membres d’accéder aux documents mis en ligne. Ce gestionnaire propose un aperçu en ligne de certains documents (PDF, vidéo, audio, image). Les documents peuvent être réservés aux membres ou, au contraire, accessibles publiquement. Les documents publics peuvent être visibles du monde entier ou masqués (partage via lien « secret »).

Détails de l'offre d'hébergement

Services inclus
 Licence pour l'utilisation de l'application MyGym
 Hébergement d'un site web MyGym pour votre club
 Serveur "mail" pour l'envoi de courriels à vos membres à partir de l'application MyGym
 Nom de domaine pour accéder à votre site web MyGym
 Certificat SSL fourni Let's Encrypt afin d'assurer la confidentialité de toutes les données échangées avec votre site web MyGym
 Sauvegardes de vos données avec roulement quotidien, hebdomadaire et mensuel pour permettre une récupération en cas de catastrophe
 Mises à jour gratuites de l'application MyGym avec des corrections de bogues et des améliorations
 Support par courriel les jours ouvrables en cas de questions ou problèmes
 Accès à notre système en ligne de tickets pour poser des questions et soumettre des bogues